Cumplimiento de los proveedores y excepciones al cumplimiento de las normas del SICE

El literal k) del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se refiere a una causal de contratación directa para la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria por cuenta de entidades a través de bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales legalmente constituidos.

A pesar de la comprensión que dicho dictamen demostró sobre los potenciales beneficios de la opción, las entidades del Estado que se rigen por la Ley 80 de 1993 no hicieron un uso masivo del mecanismo dispuesto. Se puede argumentar que la opción no fue adoptada por falta de conocimiento sobre el procedimiento a adelantar o del impacto que el mismo podría tener sobre el uso de los recursos financieros destinados a la compra de bienes o servicios de origen o destinación agropecuaria.

Por su parte, el Estado Colombiano ha venido adquiriendo experiencia de tipo técnico, con la creación e implementación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE (Ley 598 de 2000 y Decreto 3512 de 2003). El SICE ha iniciado un cambio de cultura en torno al reporte de información relacionada con la contratación para efectos del control fiscal posterior y selectivo, y ha involucrado determinaciones del gobierno respecto a la reglamentación de las acciones de demandantes y oferentes en las etapas precontractual y contractual, integrando las cifras relevantes de la contratación y proporcionado herramientas de consulta sobre la demanda de Estado y el comportamiento de los precios de mercado.

Dicho sistema, que depende y reposa sobre el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, que contiene a manera de diccionario, el listado desagregado de manera jerárquica y a partir de agrupaciones conceptuales, los bienes, servicios y obras públicas que compra el Estado Colombiano o que está en capacidad de comprar, se convirtió en la plataforma para que el escenario dispuesto para el Mercado de Compras Públicas se pudiera potencializar.

Con base en el conocimiento que diferentes actores en el país han adquirido sobre esa herramienta, y por analogía, del uso de herramientas semejantes como las desarrolladas para realizar compras por Internet en el entorno global, se desarrollaron algunos estudios, se contemplaron una serie de estrategias y entre ellas se determinó integrar los procedimientos adoptados para la operación del SICE con los de la Bolsa Nacional Agropecuaria, para promover el uso masivo de la causal de contratación mencionada, todo lo cual quedó plasmado en el Decreto 2503 del 19 de julio de 2005.

El Decreto 2503 determinó que sería la Contraloría General de la República la que, en virtud de su propiedad sobre el SICE determinara la fecha a partir de la cual podría iniciar la implementación de los procedimientos adoptados por el Decreto 2503. En consecuencia, el pasado mes de agosto, la Contraloría General de la República de Colombia (CGR), desde la instancia del Comité para la Operación del SICE creado mediante el Decreto 3512 de 2003, adoptó el Acuerdo 0010 publicado el 17 de septiembre pasado, en el que se plasmó la determinación sobre que el procedimiento en mención iniciara el 31 de octubre de 2006.

Con las bases expuestas, las firmas Comisionistas con su Número de Identificación Tributaria, NIT, en su rol de comisionistas compradores en Bolsas de Productos Agropecuarios, podrán registrarse en el SICE y conocer la información disponible en Internet (www.sice-cgr,gov.co), de los Planes de Compra Anuales de las Entidades del Estado, manifestar y hacer gestión sobre su intención de venta, respecto a los procesos para los cuales los ordenadores opten por el uso del procedimiento dispuesto, al tiempo que las Entidades del Estado tendrán la opción de adoptar este mecanismo.

El Decreto 2503 de 2005 reglamenta la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales legalmente constituidas, de conformidad con la causal de contratación directa establecida por el literal k) del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

Por designación derivada del Decreto en mención, la Contraloría General de la República, se pronunció en el espacio del Comité para la Operación del SICE, determinando el inicio de la aplicación de los procedimientos establecidos y dio alcance a los mismos mediante el Acuerdo 0010 de septiembre 18 de 2006.

En ese sentido, tanto el Decreto 2503 de 2005 como el Acuerdo 0010 de 2006 del Comité para la Operación del SICE, definieron las obligaciones y procedimientos a cumplir por los Comisionistas compradores, las entidades que opten por el procedimiento en cuestión, y por la Bolsa Nacional Agropecuaria, lo cual se detalla a continuación:

De conformidad con el Artículo 6 del Decreto 2503 de julio de 2005, el artículo 3 de la ley 598 de 2000 y el artículo 15 del Decreto 3512 de 2003 los comisionistas compradores que deseen actuar como tales por cuenta de entidades estatales, deberán registrarse en el SICE, a partir del 31 de octubre de 2006, de acuerdo con el instructivo dispuesto en el Portal del SICE, asequible en la ruta (http://www.sice-cgr.gov.co/instructivos_PRO/PROVEEDOR.htm), y adelantar las siguientes acciones en virtud de la normatividad:

1. Inscripción en el Portal del SICE: debe ingresar al Portal www.sice-cgr.gov.co y seleccionar la opción Proveedores. En el menú "Presentación", debe seleccionar el "Contrato de Telecomunicaciones" y proceder a descargarlo. Una vez descargado, se debe diligenciar, imprimir y firmar. En el, se establece el monto que le corresponde pagar a los Comisionistas según el rango de sus ventas brutas del año anterior.

2. De las opciones dispuestas en el margen izquierdo de la pantalla, debe seleccionar la opción Proveedor Jurídico. El sistema le desplegará una nueva pantalla en la que debe dar clic sobre la opción "Cree nuevo Usuario", que está bajo el recuadro de "Acceso Rápido al Sistema", (bajo los campos de login y clave de usuario que no se deben diligenciar aun en esta etapa del registro).

3. Esta misma ruta de acceso deberá ser utilizada cuando ya se tenga el usuario activo, haciendo uso de los campos de Login y clave que no se utilizaron en el registro.

4. Debe seleccionar la opción "Proveedor Jurídico" en las opciones de roles de usuario de la siguiente pantalla y a continuación debe diligenciar los campos que el Portal dispone y hacer caso omiso de los campos opcionales de registro del K de contratación.

La información de registro podrá ser modificada una vez se hayan adelantado los pasos siguientes y se haya activado la clave de usuario.
Se recomienda que el Login y la clave sean de fácil recordación. El usuario debe asegurarse que la dirección de correo electrónico diligenciada sea la correcta, ya que de lo contrario, el enlace de activación no podrá llegar a su buzón, y tendrá que realizar nuevamente el procedimiento. El sistema genera el siguiente mensaje instantáneo:

5. De acuerdo a lo establecido en el contrato mencionado, la firma Comisionista deberá realizar la autoliquidación del Contrato de Telecomunicaciones, con base en la tabla descrita en el mismo. La consignación la podrá realizar en uno de los siguientes Bancos:

6. Una vez realizado el pago, la firma Comisionista debe enviar al CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO (CAP) de Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP, situado en la Calle 109 # 15-63 (nueva nomenclatura que corresponde a la Diagonal 109 No. 17 - 15 Bogotá D.C. de la antigua nomenclatura), los siguientes documentos:

7. La clave será enviada directamente al Representante Legal de la firma Comisionista, al correo electrónico registrado, con la cual podrá iniciar el registro de sus servicios y sus valores de acuerdo con el CUBS, en el Portal del SICE. El mensaje de correo electrónico que se le enviará contendrá un enlace de activación, así:

8. Los Representantes Legales de las firmas Comisionistas registradas, podrán crear los usuarios que requieran. Para la creación de un usuario, el Representante Legal activo debe acceder a su menú principal y seleccionar la opción "Usuarios", y en la nueva pantalla seleccionar "Crear nuevo usuario". El portal le desplegará los campos de creación, así:

El Representante Legal definirá el Login y la clave de ingreso de cada usuario creado, lo cual asociará con la información del usuario que tendrá acceso al sistema. Se reitera la importancia de diligenciar el campo de "Correo Electrónico" sin errores, ya que a dicho correo le llegará el mensaje con el enlace de activación al nuevo usuario.

Al verificar que la información diligenciada es correcta, el Representante Legal deberá pulsar el botón "Crear usuario", con lo cual el nuevo usuario recibirá el correo de notificación con el enlace de activación.

Antes de culminar la creación, el Representante Legal de la firma Comisionista deberá seleccionar el rol del usuario creado en la pantalla que el sistema desplegará.

Deberá activar la casilla de verificación

de los roles que desea asignar al nuevo usuario, y que para los corredores miembros de su firma, deberá ser la opción "Registrador de Precios":

Cada nuevo usuario recibirá de manera verbal o escrita la clave de parte de Representante Legal. El nuevo usuario al activar su cuenta tiene la opción de cambiar la clave recibida por parte del representante legal.

Los Representantes Legales de las firmas comisionistas o quienes ellos deleguen y habiliten como usuarios dentro del sistema, podrán registrar valores para su intención de contratar con entidades del Estado o particulares que manejen recursos públicos, así:

En el menú principal deberá seleccionar la opción oferta y a continuación la opción registrar precios:

El SICE le desplegará una pantalla para diligenciar al código CUBS que corresponde al servicio a ofertar y el valor estimado de la comisión que espera pactar. Las opciones de servicios de comisión con sus respectivos códigos CUBS, son las que se listan:

En el campo CUBS, cada firma comisionista diligenciará el código (EJ: 2.31.17.1.4) y a continuación el valor en puntos porcentuales (Ej: 1.34).

El sistema calculará el valor estimado de la comisión con base en el mandato, lo cual podrá observar el ente de control una vez la Bolsa registre la información del contrato y las operaciones.

De surgir alguna duda sobre como diligenciar el campo "VALOR", pueden localizar el cursor sobre el icono de Ayudas con el símbolo de pregunta (?) que aparece al lado del rotulo del campo en mención, el cual le desplegará la siguiente ayuda:

Los comisionistas compradores no requieren pulsar la opción "Adicionar" debido a que normalmente diligenciarán una sola línea y a que no necesitarán diligenciar mas de 4 líneas, ya que solo hay dispuestas 4 opciones de servicios de Comisión por Bolsa. De cometer algún error podrán pulsar "Limpiar", antes de terminar el registro.

Al cerciorarse que la información de los campos es correcta, deberá pulsar el botón "Terminar registro", con lo cual le aparecerá en pantalla la información registrada y a la derecha el número de certificado de registro. Puede dar clic sobre el número de certificado de registro para que el SICE lo despliegue, con lo cual puede informarlo mediante comunicación a la Bolsa de Productos y/o puede imprimirlo.

La firma comisionista deberá Informar a la Bolsa de Productos el Número de Certificado de Registro del Valor Porcentual de Referencia aportado por los Comisionistas compradores, previa rueda de selección de comisionista comprador, y hasta 1 hora antes de la misma.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6 y 7 del Decreto 2503 de 2005, los miembros comisionistas de bolsa serán listados en la correspondiente Bolsa de Productos Agropecuarios como miembros activos y dicha lista informará sobre la vigencia de su inscripción.

Las Bolsas de Productos Agropecuarios verificarán los números en mención en el Portal del SICE y aprobarán o desaprobarán la participación del Comisionista en la Rueda. Los números de certificado de registro consultados contendrán la siguiente información:

Las entidades del Estado que se rigen por la Ley 80 de 1993 deberán cumplir las siguientes obligaciones:

1. Inclusión en el Plan de Compras: Para los procesos contractuales que se adelanten, regidos por la Ley 80 de 1993, corresponde al Representante Legal o al Ordenador del Gasto de la entidad responsable informar al Administrador del Plan de Compras SICE, durante la etapa de formulación del Plan de Compras de la Entidad, antes del 31 de enero de cada vigencia, o al momento de tomar la determinación a fin de que se proceda a actualizar dicho Plan, sobre que bienes o servicios de origen o destinación agropecuaria ha optado adquirir por la causal de contratación del literal k) del numeral 1 del Artículo 25 de dicha Ley y que tipo de Comisión, con su respectivo código y valor presupuestado en pesos va a gestionar.

En dicho Plan de Compras, el Administrador del Plan de Compras deberá diligenciar los códigos identificados en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, la cantidad y valor total de cada bien o servicio. De no encontrar un código a nivel de especificaciones y propiedades, deberá determinar dichas especificaciones y propiedades de manera precisa y de conformidad al Artículo 2 del Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la Operación del SICE. De igual manera, en la columna de modalidad de contrato, frente a cada elemento a adquirir por Bolsa de Productos Agropecuarios, y al código del servicio de Comisión a contratar, deberá diligenciar el código que corresponde a Contratación Directa (código 1). El Plan deberá incluir el código del servicio de comisión por intermediación a contratar (ver cuadro siguiente), diligenciando en la columna "Cantidad" el valor 1 (que corresponde a 1 servicio).

2. Acto Administrativo: La entidad estatal deberá justificar mediante Acto Administrativo, las razones que fundamentan su decisión de optar por el uso de la causal de contratación directa en cuestión (literal k), artículo 24, Ley 80 de 1993.

Dicho Acto administrativo motivado deberá basarse en el resultado de los estudios técnicos previamente realizados por la entidad, los cuales deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2170 de 2002.

3. Estudios Técnicos: Los Estudios técnicos deberán analizar y determinar claramente las ventajas para la entidad de compra por bolsa comparado con los demás mecanismos de contratación aplicables. Los mismos deben definir el precio máximo de la comisión y el precio máximo de compra de los productos a adquirir (son factores para determinar conveniencia o no de optar por el uso de la causal).
La Entidad debe consultar el catálogo único de bienes y servicios CUBS y el registro único de precios de referencia RUPR, de conformidad con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 598 de 2000, (y consultar Bolsa de Productos Agropecuarios) para definir precios máximos comisión y productos.

4. Carta de Intención: Las entidades estatales deberán diligenciar una carta de intención a la Bolsa de Productos Agropecuarios, indicando el número del Acto Administrativo por el cual deciden comprar sus bienes o servicios de origen o destinación agropecuaria a través de bolsa. Esta carta debe indicar el presupuesto total para las compras, el máximo de comisión a pagar, el número del certificado de disponibilidad presupuestal y la fecha de expedición del mismo, de conformidad con los Artículos 3, 4 y 5 del Decreto 2503 de 2005.

Además se deberá establecer el bien o servicio a comprar, indicando el código CUBS, la cantidad, calidad, forma de presentación y las correspondientes especificaciones y propiedades.

c) Particulares que manejan recursos públicos, con régimen especial de contratación o que se rigen por el Derecho Privado

Los Particulares que manejan recursos, que se rigen por el Derecho Privado o tienen un régimen especial de contratación, deberán cumplir las siguientes obligaciones relacionadas en el Decreto 2503 de 2005:

1. Informar a la Bolsa de Productos Agropecuarios la cuantía del certificado de disponibilidad presupuestal con el que se cubrirá el valor del contrato de comisión y de las compras que realizará el comisionista a través de la bolsa.

2. Para ejecutar el contrato de comisión, es un requisito que el particular que maneja recursos públicos comitente acredite la existencia del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

1. Fichas Técnicas. La Bolsa de Productos Agropecuarios revisarán las fichas técnicas, las cuales deben incluir, las características, especificaciones y propiedades del bien o servicio y los cronogramas con fechas y lugares de entrega. Una vez aprobadas las fichas técnicas, éstas son publicadas en la página web de la Bolsa y permanecerán allí a disposición de los miembros comisionistas, de las entidades estatales y de cualquier interesado. La publicación en la web de las fichas técnicas debe estar previamente al Boletín de anuncio público de selección de comisionistas.

2. Anuncio público previo de selección de comisionistas. El Departamento de Comunicaciones o el que haga sus veces en las Bolsa de Productos Agropecuarios, deberá publicar con la antelación y contenido previstos en la reglamentación de la Bolsa expedida para el efecto, un Boletín Informativo mencionando la fecha y hora en la que se llevará a cabo el procedimiento de selección de comisionistas de entidades estatales. Al identificar los productos a adquirir, se deberán indicar los respectivos códigos CUBS.

3. Procedimiento de selección en rueda. En el día y la hora anunciados para la selección del Comisionista comprador, se abrirá la rueda en la cual mediante puja sobre el valor de la comisión, el cual corresponde a un porcentaje sobre el valor de la negociación, se realizará la selección del comisionista que actuará por cuenta de la entidad estatal de que se trate, de conformidad con la reglamentación expedida por la Bolsa para el efecto. La selección del comisionista deberá ser por lo menos 5 días hábiles anterior a la realización de la rueda de compras.

4. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2503 de 2005, el comisionista escogido en el proceso de selección deberá cumplir estrictamente con el ofrecimiento aceptado de conformidad con el presente artículo, so pena de la imposición de sanción disciplinaria, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente y el reglamento de la Bolsa.

El comisionista comprador deberá suscribir el contrato de mandato, el cual estará publicado en la página Web de la Bolsa de Productos Agropecuarios y registrado por dicha Bolsa en el SICE. Una vez suscrito este contrato, el comisionista seleccionado deberá mandarlo al Departamento de operaciones.

f) Suscripción de garantías de la Entidad Estatal y el comisionista comprador

El Comisionista comprador seleccionado deberá constituir la garantía única de cumplimiento del contrato a favor de la Entidad Estatal. La aprobación de dicha garantía por parte de la Entidad Estatal deberá ser acreditada ante la Secretaría General de la Bolsa de Productos Agropecuarios, o quien haga sus veces. Así mismo, la Entidad Estatal deberá suscribir a favor de la Cámara de Compensación, una garantía idónea para asegurar el pago de las obligaciones derivadas de la operación que por su cuenta celebre el comisionista.

Una vez seleccionado el comisionista que actuará por cuenta de la entidad estatal y con una antelación no menor a dos (2) días hábiles, la Bolsa anunciará de manera presencial o electrónica, la fecha y hora en la cual se realizará la rueda correspondiente, informando sobre la identidad de la entidad estatal y los productos que ésta desea adquirir. El aviso deberá contener el día y hora de la Rueda, la identidad de la Entidad Estatal y el listado de productos que se van a adquirir, indicando el link de la página Web donde se encuentra las condiciones de negociación y las fichas técnicas relativas al producto.

Adjudicación. El negocio se adjudicará al comisionista vendedor que haya ofrecido el menor precio en igualdad de circunstancias comerciales y de servicio. El comisionista deberá hacer llegar una copia del mandato de venta al departamento de operaciones.

Suscripción de garantías del comisionista vendedor. El Comisionista vendedor una vez cerrada la rueda negocios deberá constituir garantías ante la Cámara de Compensación, y debe remitir a la Cámara de Compensación copia de la consignación, donde se informe el nombre del comisionista, el mandante y el número de operación. Los Comisionistas vendedores no tienen obligación frente al SICE.

Registro de precios y contratos en el SICE. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2503 de 2005, a más tardar el quinto día hábil de cada mes, la Bolsa registrará en el SICE los contratos de comisión celebrados el mes anterior entre sus miembros comisionistas y alguna entidad estatal o particular que maneje recursos públicos en desarrollo del decreto 2503 de 2005, así como todas las negociaciones de productos o servicios celebradas por cuenta de entidades estatales en virtud de dichos contratos, con sus respectivos códigos CUBS, cantidades y valores.